Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni
Sürüm 1.0
1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz, üyesi olduğunuz tenis okulu tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir. ClubManaging, okula yazılım hizmeti sağlayan veri işleyendir; verilerinizi yalnızca okulun talimatı doğrultusunda barındırır ve işler.
Talepleriniz için öncelikle kayıtlı olduğunuz okulun yönetimine başvurmanız gerekir. Okul iletişim bilgileri panelin Ayarlar bölümünde tanımlıdır.
2. İşlenen kişisel veri kategorileri
- Kimlik: Ad, soyad, doğum tarihi
- İletişim: Telefon, e-posta, veli adı ve telefonu
- Finans: Aidat tutarı, ödeme tarihi ve yöntemi
- İşlem güvenliği: Giriş kayıtları, IP adresi
3. İşleme amaçları
- Ders programının ve grup atamalarının planlanması
- Aidat tahsilatı, faturalama ve muhasebe kayıtlarının tutulması
- Antrenör hakediş hesabının yapılması
- Kort rezervasyonlarının yönetilmesi
- Acil durumda veliye ulaşılması
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
4. Hukuki sebep
Verileriniz, KVKK md. 5/2-(c) uyarınca sözleşmenin kurulması ve ifası ve md. 5/2-(ç) uyarınca hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
On sekiz yaşından küçük öğrencilerde kimlik ve iletişim verileri velinin açık rızası ile işlenir. Görsel kullanım (fotoğraf ve video) her yaşta ayrı açık rızaya tabidir ve rıza verilmemesi hizmetten yararlanmaya engel değildir. Açık rıza her zaman geri alınabilir.
5. Aktarım
Kişisel verileriniz aşağıdaki alıcılara, yalnızca hizmetin yürütülmesi için aktarılır:
- Barındırma: Supabase ve Vercel altyapısı — sunucular Avrupa Birliği (Frankfurt) bölgesindedir.
- E-posta: Davet ve bildirim gönderimi için e-posta servis sağlayıcısı.
- Yetkili kamu kurumları: Yasal talep hâlinde ve talep kapsamıyla sınırlı olarak.
Veriler pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya devredilmez. Her okulun verisi yazılım düzeyinde diğer okullardan yalıtılmıştır.
6. Saklama süreleri
| Veri | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| Ödeme, hakediş ve finans kayıtları | 5 yıl | Vergi Usul Kanunu md. 253 — yasal saklama yükümlülüğü |
| Öğrenci ve veli kimlik/iletişim bilgileri | İlişki bittikten sonra 2 yıl | Olası hukuki uyuşmazlık ve kayıt yenileme talebi |
| Rezervasyon ve ders programı kayıtları | 1 yıl | Operasyonel raporlama |
| Denetim (audit) kayıtları | 2 yıl | Bilgi güvenliği ve erişim incelemesi |
Süresi dolan veriler periyodik imha sürecinde silinir veya anonim hâle getirilir. Muhasebe kayıtlarında yasal süre dolmadan silme yapılamaz; bu durumda kişisel tanımlayıcılar maskelenir, tutar ve tarih bilgisi korunur.
7. Haklarınız
KVKK md. 11 uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- 1.Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- 2.İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- 3.İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- 4.Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
- 5.Yasal saklama süresi dolan verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- 6.Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- 7.İşlenen verilerin otomatik sistemlerle analizi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
- 8.Hukuka aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Başvurunuz en geç 30 güniçinde sonuçlandırılır. Yanıttan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
8. Güvenlik önlemleri
Veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir ve şifrelenmiş olarak saklanır. Panel erişimi rol bazlıdır; her kullanıcı yalnızca görevi kapsamındaki verileri görür. Veri üzerinde yapılan her değişiklik, kimin ne zaman yaptığı bilgisiyle denetim kaydına yazılır. Veritabanı otomatik olarak yedeklenir.